マニュアル

 

座長手引き

当日までの準備

• Zoomのダウロード(無料)を推奨いたします。https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/
• また使用詳細についても上記URLにてご確認ください。

【接続テスト】

• Zoomの接続テスト期間を設けます。
•     接続テスト期間：5/15(木) 7:00～23:00　　　5/16(金) 7:00～23:00
  　Zoom接続情報については、5/14(水)午後に発表者の方へメールにてご連絡いたします。

　※事務局での対応は行いませんので、ご了承ください。

• 会期中は試写会場を設けますので、WEB予稿集にてご確認ください。

 

名前表示

　　

入室

• WEB予稿集でLogin後、日程表もしくはプログラムより、　　ボタンをクリックしてください。 ※「Live」ボタンは、会期中のみ表示されます。

 

講演・発表時間

※会場係が時間計測、ベル係を担当

【A会場：特別セッション講演時間45分（講演40分、質疑応答5分）】
　講演終了時（40分経過）に1鈴、質疑応答終了後（45分経過）に2鈴

【A会場：若手招待講演講演時間20分（講演15分、質疑応答5分）】
　講演終了時（15分経過）に1鈴、質疑応答終了後（20分経過）に2鈴

【A会場：受賞講演「PJゼオン賞」受賞講演講演時間30分（講演25分、質疑応答5分）】
　講演終了時（25分経過）に1鈴、質疑応答終了後（30分経過）に2鈴

【A会場：受賞講演「学会賞」「学術賞」受賞講演講演時間45分（講演40分、質疑応答5分）】
　講演終了時（40分経過）に1鈴、質疑応答終了後（45分経過）に2鈴

【S会場：招待講演は、30分（講演25分、質疑応答5分）】
　講演終了時（25分経過）に1鈴、質疑応答終了後（30分経過）に2鈴
　各日程で、3件の講演が終了後、3人の招待講演者で座談会を開催
　座長は司会進行を担当。

【B～K会場：研究発表は、15分（発表時間12分、質疑応答2分、交替時間1分）】
　9分経過= 1鈴（終了3分前）、12分経過= 2鈴（発表終了）、14分経過= 3鈴（質疑応答終了）
 

役割

• 担当発表開始30分前までに、お昼休み・インターバルのタイミングで交代される場合も同様に、ご入室いただき待機してください。接続トラブル等で30分前までに入室が難しい場合には、必ず大会本部までお電話にてご連絡ください。

　　03-5540-3770

• 入室後、Zoomウインドウ下のメニューの「参加者」と「チャット」をクリックし、新しく参加者とチャットウインドウを表示してください。
•  担当発表開始10分前までに発表者が入室していない場合、会場責任者からチャットで連絡が入りますのでご確認ください。
• 発表者がトラブル等含め発表時間を5分経過しても、発表が始められなければ、空き時間や最終講演後のリトライとすることができます。会場責任者とご相談ください。
•  発表開始時に以下の二点が全員宛でチャットされている(会場責任者担当)ことをご確認ください。

　「発表番号」
　「質問がある方はこちらに【お名前（カタカナ or 英語 表記）と所属】を記載ください。質疑応答の時間に座長から指名します。」
　「Number〇〇」
　「If you have any questions, please write your name and affiliation here. Chair will ask you to start 
　　your questions.」

• 座長のご担当の時間になりましたら、マイクをONにし、始めてください。
•  セッションの開始時には、まず「発表者以外はマイク、カメラをオフにしてください。」、「質問がある方は全員宛でチャットに所属と名前を記入するか、あるいは、終了後にマイクをオンにして座長に質問がある旨、お声がけください」とお伝えください。
• 発表者、発表タイトルを紹介してください。
• 発表が始まりましたら座長のマイクをOFFにしてください。
• 発表終了後、質疑応答に移ります。

　・質疑応答は、チャット、または口頭にて行います。　
　・チャットからの質問については、座長が書き込み内容を読み上げ、発表者に回答を促してください。
　　※質問者からの内容は原則チャットの書き込み順で読み上げてください。
　　　チャットの投稿が多い場合、発表中にピックアップしておくとスムーズに進行できます。
　・声がけによる口頭の質問に対して、指示して下さい。
　　＜受賞講演の質疑応答について＞
　　ハイブリッド開催となりますため、オンラインから参加の方の質問はチャットのみの対応となります。
　　会場で聴講される方の質問を優先して下さい。
　【注意事項】
　・発表者以外が誤って共有をしてしまった場合、会場責任者が強制的に共有を解除します。
　　また、発表者に改めて「ファイル共有」するよう指示します。
　※発表中は聴講者、会場責任者からチャットで事務連絡が来ることもあります。常にチャットのチェックをお願いいたします。
　・発表が中止の場合や時間が余った場合には、プログラムの時間割に従い、次の発表まで休憩して下さい。
 

プレゼンテーション中止対応について

• 欠席連絡が事務局にきた場合はなるべく早くWEB予稿集と年会ホームページに掲載します。
• 欠席連絡がなく、発表時間に発表者が会場に入室していない場合は、中止と宣言して

　次の発表時間まで休憩を指示してください。

• 会場責任者からプレゼンテーション中止の連絡を得て、中止を告知します。

 

プレゼンテーション者変更対応について

• 変更連絡が事務局にきた場合はなるべく早くWEB予稿集と年会ホームページに掲載します。
• 掲載がない場合でも、発表者がおらず、代わり共同研究者が会場に入室した場合は

　プレゼンテーション者変更を宣言して、発表を行ってください。

• 会場責任者からプレゼンテーション者変更の連絡を得て、変更を告知します。

 

リトライについて

• 発表者が接続不良等の原因で発表できない場合は、リトライの指示をしてください。
• プログラムを確認し、その日に空いている時間帯に再発表することを伝えて下さい。

　その際、再発表前に試写室にて接続、音声等確認するよう、発表者に伝えて下さい。

• リトライの時間について、座長自身も担当できる時間帯を指定してください。

　どうしても対応できない時間の場合は、代理の方の依頼をお願いいたします。
　その旨を事務局まで連絡をください。
 

体調不良等で座長を行うのが困難な場合

• 可能であれば代理の方の依頼をお願いします。その旨を事務局まで連絡をください。
• 当日急に具合が悪くなった場合などは、急ぎ事務局まで連絡をください。

 

オンライン発表における留意事項

• 複数名が参加するオンライン発表では、一人でも雑音を流してしまうと、全員が発表者の発言をうまく聞けなくなります。発言する必要がない場合はミュートにして参加してください。
• 他の人の会話が聞こえたり、電話がかかってきて中断しないような場所を確保してください。また、電源の消費が大きいので、途中でバッテリーがなくならないように注意してください。
• 長時間連続して発言する場合、途中でネットワークの調子が悪くなって声が聞こえなくなったりしていないか、また、ネットワークが細いと、画面共有している場合に、映像の切り替えが大きく遅れることがあり、受信者側で音声での説明と画面の内容が一致しなくなることがあるようなので、注意が必要です。
• 発表者は、カメラをオンにすることを推奨しますが、ネットワーク帯域が細く通信が音声や映像の不安定なときは、カメラを停止することにより改善することがあるため、カメラをオフにして発表する場合もあります。